Improvement of inventory policy in a state hospital for consumable medical supplies

Abstract

Sağlık maliyetlerinin yükselmesi baskısı altında birçok hastane tıbbi sarf malzemelerin envanter yönetimi için daha etkili yöntemler kullanmaya mecbur kalıyorlar. Bu çok zorlu bir problem çünkü stok fazlası, stokta bulunmayan malzeme oranı ve tedarik maliyetlerini düşürürken aynı zamanda hasta güvenliğini artırmak ve hayati tehlike yaratacak herhangi bir durumdan kaçınmak gibi birbiriyle çelişen birçok hedefin gerçekleştirilmesini gerekmektedir. Bu Türkiye'nin en büyük ikinci devlet hastanesi olan İzmir Katip Çelebi Üniversitesi Atatürk Eğitim ve Araştırma Hastanesi'nde yürütüldü. Öncelikle, sebep ve sonuç analizi yardımıyla envanter sistemindeki mevcut problemler tanımlanmıştır. Diyagram yöntemi mevcut envanter politikaları ve envanter yönetiminde bazı temel zayıflıkları göstermiştir. İkinci olarak, daha fazla dikkat gerektiren birkaç öğeyi tanımlamak için ABC analizi kullanılmıştır. Üçüncü olarak, talebin değişkenliği ölçmek için ABC analizinde "A" sınıfı (en önemli öğe) ürünleri ayırt etmek için varyasyon katsayısı uygulanmıştır. Daha sonra düşük, orta ve yüksek talep değişkenliğine sahip ürünler için daha düşük maliyetli stok politikalarını bulmak için bu ürünlerin geçmiş talep verileri incelenmiştir. Bu çalışmada, sabit teslim süresi ile birlikte sürekli gözden geçirmeli stok kontrol politikaları uygulayarak optimal sipariş politikası elde etmek için bir görüş sunulmaktadır. Sipariş miktarı olan Q'nun ve tekrar sipariş noktası olan R'nin toplam maliyet üzerindeki etkileri araştırılmıştır. Bu çalışma Türkiye'de bir devlet hastanesinde (Q, R) sürekli envanter politikasının tıbbi sarf malzeme ile ilgili ilk bilimsel araştırmasısıdır. Literatüre katkımız (Q, R) politikasını genel olarak normal varsayılan dağılımlar yerine birçok normal olmayan dağılımlar altında uygulanmasıdır. Bu yöntemin sağlık bağlamında kullanımı kolaydır. Bu çalışmanın amacı, hasta hizmet seviyesini etkilemeden yıllık toplam stok maliyetlerini en aza indirmek için politikalar keşfetmektir. Toplam maliyeti en aza indirmek için, (Q, R) ve (Q, R) tip II hizmet seviyesi mevcut envanter sistemi ile karşılaştırmak için kullanılmıştır. (Q, R) tip II hizmet seviyesi envanter politikası var olan envanter sistemi ile karşılaştırıldığında önemli ölçüde maliyet tasarrufu sağlanabileceği bulunmuştur. Bu sistemde en yüksek maliyet tasarrufunun, hızlı tüketilen, düşük ve orta fiyatlı öğelerde olduğu saptanmıştır.

Under the pressure of rising healthcare costs, most hospitals are urged to use more efficient methods for inventory management of consumable medical supplies. This is a very challenging problem because it requires the satisfaction of many conflicting objectives such as reducing overstock, stock out and procurement costs and in the meantime improving patient safety and avoiding any life-threatening incidents. This study is conducted at a public hospital, İzmir Katip Celebi University Atatürk Training and Research Hospital which is the second largest public hospital in Turkey. First, we identify problems in current inventory system with the help of cause and effect diagram. The diagram shows poor inventory management with the root causes in the current inventory policies.Second, we use ABC analysis to identify a few items which require more attention. Third, we use coefficient of variation to differentiate the few "A" class (the most important items) items by quantifying demand variabilities. The past demand data for these items are then analyzed to find more cost-effective inventory policies for items with low, moderate, and high demand variabilities. In this study, we propose a framework for obtaining the optimal ordering policy in a continuous review inventory system with a fixed lead time. We study the impact of order amount Q and re-order point R on total cost. This study is the first scientific examination regarding the consumable medical supplies of the (Q, R) continuous inventory policy in a state hospital in Turkey. Our contribution to the literature is to apply (Q, R) policy under different non-normal distributions instead of the commonly assumed normal distributions. This method is easy to use in the healthcare context. The purpose of this study is to explore policies to minimize the total annual inventory costs without affecting the patient service level. To minimize the total cost, the (Q, R) and (Q, R) type II service level are used to compare with the current inventory system. It is found that (Q, R) type II service level inventory policy can result in significant cost savings compared to the exisiting inventory system. The cost saving is the greatest for fast moving, and low or medium price items.