Perceptions of Employees on Open Workspaces: Pros and Cons

Abstract

Açık ofisler ofis ortamlarında yaygın olarak kullanılmasına rağmen, çalışanlar bu alanları aynı şekilde deneyimlememektedir. Bu çalışma, çalışanların açık ofisleri nasıl algıladıklarını ve deneyimlediklerini, günlük iş uygulamaları ve fiziksel koşullara odaklanarak incelemektedir. İş Talepleri-Kaynakları (Job Demands-Resources, JD-R) kuramı rehberliğinde yürütülen araştırma, kolay iletişim, çalışma arkadaşlarına yakınlık ve ekip etkileşimi gibi iş kaynağı işlevi gören açık ofis özellikleri ile gürültü, kesintiler ve sınırlı mahremiyet gibi iş talebi olarak deneyimlenen özellikler arasında ayrım yapmaktadır. Nitel bir araştırma deseni benimsenmiş ve veriler, çalışanların deneyimlerini fotoğraflar ve yazılı yansımalar aracılığıyla ifade etmelerine olanak tanıyan fotovoice yöntemi ile toplanmıştır. Çalışma, farklı sektörlerde ve iş rollerinde açık ofislerde görev yapan, geleneksel ve açık ofis deneyimine sahip katılımcıları da içeren 25 çalışanla gerçekleştirilmiştir. Bulgular, açık ofislerin iş birliğini, hızlı bilgi akışını ve sosyal etkileşimi desteklediğini ve çalışanların ekiplerine bağlı hissetmelerine katkı sağladığını göstermektedir. Bununla birlikte, özellikle yoğun dikkat gerektiren görevlerde, katılımcılar odaklanma, kişisel alan ve konforla ilgili zorluklar yaşadıklarını belirtmiştir. İş rolleri ve çalışma stillerine bağlı olarak farklılıklar ortaya çıkmış, bu durum açık ofislerin tüm çalışanları aynı şekilde etkilemediğini göstermiştir. Genel olarak çalışma, açık ofislerin ekip çalışmasını destekleyebildiğini, ancak etkinliğinin fiziksel ofis tasarımının çalışanların işe ilişkin ihtiyaçlarına ne ölçüde yanıt verdiğine bağlı olduğunu ortaya koymaktadır. Bu araştırma, fiziksel çalışma ortamını JD-R çerçevesi içinde ele alarak ve fotovoice yöntemini kullanarak, açık ofislerin günlük iş yaşamında nasıl deneyimlendiğine ilişkin çalışan merkezli içgörüler sunmaktadır.

Open workspaces are widely used in office environments, yet employees do not experience these spaces in the same way. This study explores how employees perceive and experience open workspaces by focusing on everyday work practices and physical conditions. Guided by the Job Demands–Resources (JD-R) theory, the research briefly distinguishes between workspace features that function as job resources, such as easy communication, proximity to colleagues, and team interaction. Other features are experienced as job demands, including noise, interruptions, and limited privacy. A qualitative research design was adopted, and data were collected through the photovoice method, allowing employees to express their experiences through photographs and written reflections. The study involved 25 employees working in open workspace settings across different sectors and job roles, including participants with experience in both traditional and open offices. The findings show that open workspaces facilitate collaboration, fast information flow, and social interaction, helping employees feel connected to their teams. At the same time, participants reported difficulties related to concentration, personal space, and comfort, particularly when tasks required focused work. Differences emerged depending on job roles and working styles, indicating that open workspaces do not affect all employees in the same way. Overall, the study shows that while open workspaces can support teamwork, their effectiveness depends on whether physical workspace design responds to employees' work-related needs. This research offers employee-centered insights into how open workspaces are experienced in daily work life by applying the JD-R framework to the physical work environment and using the photovoice method.